Responsáveis pela emissão de notas fiscais nas empresas devem estar atentos a uma importante mudança que ocorrerá no processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) no Brasil. O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) determinou, através do Ajuste Sinief nº 43/2023, que a partir de 1º de agosto de 2024, as NF-es deixarão de ser denegadas e, em vez disso, passarão a ser rejeitadas. No entanto, conforme a Nota Técnica nº 2024.001, a implementação efetiva dessa mudança ocorrerá a partir de 2 de setembro de 2024, concedendo um mês adicional para que as empresas se ajustem às novas regras.

O que muda com a nova regulamentação?

Anteriormente, uma NF-e era denegada quando fossem detectadas irregularidades fiscais, como o não cumprimento de obrigações acessórias que resultassem no bloqueio da Inscrição Estadual do remetente ou do destinatário. Esse status era definitivo e impossibilitava a correção, o cancelamento ou a inutilização do número da nota, que permanecia registrado na base de dados da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Embora sem valor fiscal, as notas denegadas precisavam ser registradas na contabilidade e arquivadas por cinco anos.

Com a substituição da denegação pela rejeição, as notas fiscais rejeitadas ainda indicarão irregularidades, mas os responsáveis pela emissão terão a possibilidade de corrigir essas informações e reenviar a nota para validação. Isso permitirá uma maior flexibilidade no processo e reduzirá o impacto de pequenos erros que, anteriormente, resultariam na denegação definitiva da NF-e.

Cuidados necessários para evitar a rejeição

Dado que as NF-es serão rejeitadas em vez de denegadas, os profissionais encarregados da emissão deverão redobrar os cuidados para evitar a rejeição das notas. Algumas medidas essenciais incluem:

• Validação dos dados cadastrais: Verifique se os dados do emitente e do destinatário estão corretos e atualizados. A validação da inscrição estadual do destinatário pode ser feita através do Sintegra.
• Correção da numeração e série da nota: Assegure-se de que a numeração e a série da NF-e sejam informadas corretamente.
• Monitoramento do sistema de emissão: Verifique constantemente a comunicação com o sistema da Sefaz para evitar falhas durante o processo de emissão.
• Adequação do software de emissão: Certifique-se de que o software utilizado para emitir as notas esteja de acordo com as normas vigentes e as atualizações técnicas mais recentes.

Impacto nas empresas

Essa mudança no processo de emissão de NF-es visa melhorar a eficiência e a flexibilidade no cumprimento das obrigações fiscais pelas empresas. Contudo, exige maior atenção por parte dos profissionais responsáveis pela emissão das notas, uma vez que irregularidades poderão ser corrigidas, mas precisarão ser identificadas e tratadas rapidamente para evitar problemas com o fisco.

Com a nova regulamentação em vigor a partir de setembro de 2024, é fundamental que as empresas comecem a se preparar desde já, revisando seus processos internos e atualizando seus sistemas para garantir que estejam prontos para essa transição sem percalços.